Problem nerede başlar?
Talep, onay, görev devri ve raporlama e-posta, mesaj ve dosyalar arasında dağılır; işin kimde kaldığı ve hangi aşamada olduğu net görülmez.
Süreç otomasyonu senaryosu
Şirket İçi Süreçleri Otomatikleştirme Senaryosu
Onay, görev, bildirim ve rapor akışları kişilere bağlı ilerlediğinde özel yazılım önce süreci görünür ve takip edilebilir hale getirmelidir.
Bu sayfa temsili bir karar çerçevesidir; müşteri referansı veya sonuç vaadi değildir.
İhtiyaç ve ilk yaklaşım
Bu senaryoda önce hangi işi daraltırız?
Teknik çözümü seçmeden önce işin nerede sıkıştığını ve ilk sürümün hangi değişimi üretmesi gerektiğini ayırırız.
Nasıl yaklaşırız?
Önce sürecin karar noktalarını ve kullanıcı rollerini çıkarırız. İlk sürümde talep, onay, görev, bildirim ve durum raporunu tek akışta toplarız.
Kısa cevap
Yeni ekranlardan önce, doğru çalışma akışını görünür kılmak.
Bu senaryoda hedef, dağınık iç operasyonu tek bir iş akışına almak ve ekiplerin işi kimin beklettiğini tahmin ederek değil, sistemden görerek ilerlemesini sağlamaktır.
Keşif görüşmesi
İlk görüşmede netleşecek sorular.
Sorular teknik terim ezberletmek için değil; kullanıcı, veri, yetki ve ilk sürüm sınırını birlikte görmek için var.
-
01
Süreç bugün hangi adımlardan geçiyor ve nerede bekliyor?
-
02
Kim talep açıyor, kim onaylıyor, kim işi kapatıyor?
-
03
Hangi bildirimler gerçekten gerekli, hangileri gürültü üretiyor?
-
04
Yönetim hangi gecikme veya hacim bilgisini görmek istiyor?
Kontrollü ilk faz
İlk sürümde neyi yapar, neyi bilinçli olarak bekletiriz?
İlk faz kapsamı ile ertelenecek istekleri açıkça ayırmak, hem bütçeyi hem teslim riskini daha doğru yönetir.
İlk faz kapsamı
Önce çalışır çekirdek.
- 01
Talep açma, rol ve onay adımlarının haritalanması
- 02
Görev atama, durum takibi ve bildirim akışı
- 03
Basit gecikme, hacim ve sorumlu kişi raporları
- 04
Yetki, işlem kaydı ve temel yönetim ekranı
İlk faz dışı
Kapsamı şişirmeyen sınır.
- 01
Tüm şirket süreçlerini aynı anda otomasyona almak
- 02
Kullanıcı rolü netleşmeden ekran tasarlamak
- 03
Bildirimleri ölçmeden her adımda mesaj göndermek
Teslim ve risk kontrolü
Teslim çıktısı: ilk faz sonunda ne elde kalır?
Süreç haritası ve rol matrisi
Talep, onay ve görev takip ekranları
Bildirim ve gecikme uyarıları
Yönetim için süreç raporu
Sık Sorulanlar
Karar vermeden önce netleşen sorular
Kapsam, fiyat, ilk sürüm ve yapay zekâ uygunluğu gibi konularda en sık gelen soruları kısa ve dürüst cevaplarla topluyoruz.
Şirket içi süreç otomasyonu nereden başlamalı?
En çok bekleyen, en çok tekrar eden veya en çok hata üreten tek süreç seçilmelidir. İlk fazda tüm şirketi dönüştürmeye çalışmak kapsamı gereksiz büyütür.
Otomasyon projesinde bildirimler nasıl tasarlanmalı?
Bildirimler her adımı haber vermek için değil, aksiyon gerektiren durumu görünür kılmak için kullanılmalıdır. Aksi halde sistem kısa sürede gürültü üretir.
Sonraki adım
Kendi süreciniz için doğru ilk fazı birlikte çıkaralım.
Mevcut çalışma düzenini, kullanıcıları ve beklenen ilk değişimi anlatın. İlk görüşmede kapsamı, riski ve sonraki adımı somutlaştıralım.
Projenizi anlatın